CHINGUCON CONITEA

HAE MUKAAN JÄRJESTÄJÄKSI!

Chingucon conitea etsii uusia tekijöitä!

Oletko kiinnostunut siitä miten con-tapahtumia tehdään? Oletko innostunut k-popista ja olet toiminut tapahtumissa vapaaehtoisena ja nyt haluaisit päästä tekemään Suomen suurinta k-pop tapahtumaa?
Chinguconin Conitea etsii uusia vastaavia ja kisällejä tiimiinsä. Vastaavat vastaavat itse osa-alueestaan ja kisällit toimivat oman vastaavansa kanssa yhteistyössä oppien tehtävästä ja ottaakseen sen vastuulleen jatkossa. Vastuuta ei tarvitse tietenkään kantaa yksin, vaan koko Conitea on apunasi!

Vapaaehtoisista koostuvaan Chingucon Coniteaan kuuluu jo osaavia tekijöitä, mutta parantaaksemme suurinta päivätapahtumaamme entisestään, tarvitsemme kipeästi mukaan myös uusia innokkaita tyyppejä jotka eivät kavahda työn tekoa. Vastaavan ja kisällin rooleissa henkilö sitoutuu tiiviiseen yhteydenpitoon ja yhteistyöhön muun tiimin kanssa läpi vuoden. Vastaavilta myös odotetaan vähintään 18-vuoden ikää.

Lähtemällä mukaan coniteaan pääset vaikuttamaan tapahtumaan ihan alusta asti.

Mikä ihmeen Chingucon?
Aikaisemmin K-Con Suomi -tapahtumana tunnettu tapahtumamme saa ison päivityksen, alkaen sen nimestä! Jatkossa K-Con Suomi tunnetaan siis nimellä Chingucon.

Hae vastaavaksi

Chingucon -tapahtumasta on vastannut tähän mennessä hyvin pieni järjestäjätiimi, mutta tarvitsemme lisää innokkaita conin tekijöitä kasvattaaksemme ja parantaaksemme tapahtumaa. Vastaavan rooli vaatii aikaisempaa kokemusta tapahtumien järjestämisestä ja/tai vapaaehtoistöistä sekä osaamista projektien hallinnasta. Vastaavan työ on ympärivuotista ja vaatii sitoutumista tehtävään ja tiivistä yhteydenpitoa muun conitea-tiimin kanssa.
Vastaavilta odotamme myös vähintään 18-vuoden ikää.

Hae kisälliksi

Tuntuuko sinusta siltä, että sinulla ei vielä ole tarpeeksi kokemusta tapahtumien järjestämisestä mutta sinulla olisi kuitenkin kiinnostusta päästä mukaan tekemään tapahtumaa? Hae kisälliksi!

Kisällit toimivat yhdessä oman vastaavansa kanssa ja oppivat conitea-vuoden aikana vastaavan tehtävistä, ovat mukana kokouksissa ja tavoitteena on että kisällit jatkavat kyseisessä vastaavan roolissa jatkossa.

Voit hakea kisälliksi saman lomakkeen avulla. Jos jokin itseäsi kiinnostava rooli on jo ennätetty täyttää, voit hakea myös siihen kisälliksi.

Vastaavien vastuut

Mm. oman osa-alueen:

  • tiimin kokouksiin osallistuminen

  • ennakkovalmistelut

  • viestintä- ja markkinointi tarpeiden suunnittelu ja hankinta

  • työn aikataulutus ja informointi

  • pohjakarttojen suunnittelu sekä kaluste- ja tekniikkatarpeiden varmistaminen

  • tapahtumapaikalle saapuminen hyvissä ajoin ja pisteen valmistelu

  • nettisivuille laitettavan tekstin kirjoittaminen ja mahdollisten kuvien valitseminen

Vastaavilta odotetaan ammattimaista otetta työhön, ja tiiimityötaitoja. Työ sitoo ympäri vuoden aktiiviseen viestimiseen tiimin kesken.

Vastaavan edut

Vastaavana olet oikeutettu etuihin tapahtumassa. Edut ovat samankaltaisia kuin vapaahetoisilla:

  • Ilmainen sisäänpääsy tapahtumaan

  • Pääsy vapaaehtoisten taukotilaan eli greenroomiin tapahtuman aikana jossa on tarjolla pientä syötävää ja juotavaa

  • Mahdollisesti työvoima-merchiä

  • Halutessasi työtodistuksen

Vastaavat voivat myös lähteä edustamaan Chinguconia edustuspöydillemme, joihin K-pop Suomi ry tarvittaessa kustantaa pääsyliput. Edustamassa käymme ympäri Suomen, kuitenkin pääasiassa Turku-Tampere-Helsinki akselilla.

K-pop Suomi ry:n järjestämiin muihin tapahtumiin on vastaavilla myös vapaa pääsy.

Tapahtuman vastaavana pääset myös vaikuttamaan tapahtuman tekoon; voit kertoa ohjelmaideoitasi tai kehitysideoita jo nykyisiin ohjelmiin. Voit olla mukana parantamassa kävijäkokemuksia tai etsiä karaokeemme lisää kappaleita. Mahdollisuuksia on paljon, joilla voi vaikuttaa tapahtuman kehitykseen ja kulkuun.

K-pop Suomi ry toivottaa myös kaikki halukkaat conitean jäsenet liittymään mukaan yhdistyksen toimintaan. Yhdistyksen jäsenillä on pääsy yhdistyksen vuosikokouksiin ja muihin yhdistyksen tapahtumien järjestämiseen. Yhdistyksen jäsenenä pääset vielä syvemmin sukeltamaan tapahtumien tekemiseen.

Tapahtuman vastaaville ei makseta tehtävistä rahallista korvausta. Mikäli tapahtuman järjestämisestä tai edustamisesta koituu conitealaiselle kustannuksia, ne korvataan sovitusti ja tapauskohtaisesti.

Haettavat roolit

Taloustiimi

  • Kirpputorivastaava vastaa tapahtuman kirpputorin suunnittelusta ja toteutuksesta tapahtumassa.

  • Lipunmyyntivastaavana olet mukana lipunmyynnissä niin tapahtumassa kuin ennen tapahtumaa.

  • Sponsorivastaavana huolehdit mainospaikkojen myynnistä näytteilleasettajille ja sponsoreille. Tapahtumassa vastaat siitä että jokainen mainospaikan ostanut sponsori näkyy tapahtumassa sopimuksen mukaisesti.

  • Myyntisalivastaavana vastaat näytteilleasettajien hankinnasta tapahtumaan ja tapahtumassa vastaat siitä, että myyntisalissa kaikki myyjät ovat oikeilla paikoillaan ja että myyjilä on kaikki tarvittava mitä tilan puolesta on heille luvattu.

  • Artesaani- ja taidekujavastaava vastaa kujan taiteilijoiden hankkimisesta tapahtumaan ja tapahtumassa vastaat siitä, että artesaanit ja taidekujalaiset ovat oikeilla paikoillaan ja että heillä on kaikki tarvittava mitä tilan puolesta on heille luvattu.

    Tämän työtehtävän voi ottaa hoitaakseen myös Myyntisalivastaava, koska näytteilleasettajat, artesaanit ja taidekuja ovat kaikki samassa tilassa.

Grafiikkatiimi

  • Vastaat koko tapahtuman graafisesta ilmeestä, luot ja noudatat graafista ohjeistusta ja toimit muiden graafikoiden apuna.

  • Toimit tapahtuman graafikkona ja vastaat K-pop Suomen visuaalisesta ilmeestä. Työskentelet vahvasti viestinä- ja markkinointitiimin kanssa sekä muun grafiikkatiimin kanssa.

  • Olet mukana suunnittelemassa ja luomassa K-pop Suomelle hahmoa joka seikkailee grafiikoissa niin verkkosivuilla kuin somepostauksissakin. Työskentelet tiiviisti yhdessä oman grafiikkatiimisi sekä viestintä- ja markkinointitiimin kanssa.

  • Olet canvavelho joka auttaa niin grafiikkatiimiä kuin viestintä- ja markkinointitiimiä luomaan materiaalia tapahtumalle. Apunasi on Art Director sekä graafinen ohjeisto.

Vapaaehtoistiimi

  • Vastaat taphtuman vapaaehtoisten hakemisesta, rekrytoinnista, informoimisesta ja yhdessä osa-alueiden vastaavien kanssa vapaaehtoisten valintojen ja työvuorotusten tekemisestä.

  • Greenroomvastaavana olet mukana mahdollistamassa tapahtuman vapaaehtoisten taukotilaa. Huolehdit greenroomin tilanköytön suunnittelusta, ruokien ja juomien suunnittelusta ja hankkimisesta, sekä ruoka-sponsorisopimusten neuvotteluista eri yritysten kanssa. Ruokahuollon ohella vastaat greenroomin vapaaehtoisten ohjeistuksen ja työvuorojen laatimisesta.

    Tehtävä vaatii vastaavalta hygieniapassia.

  • Infovastaava vastaa nimensä mukaisesti infosta. Infovastaava varmistaa että tapahtuman infossa on kaikki tarvittava tieto tapahtuman ohjelmista, ruokapaikoista, kartat ja tiedot julkisista liikennevälineistä. Info on tapahtuman sydän ja infovastaavien tukena tomii pääjärjestäjä.

Ohjelmatiimi

  • Päälavatuottaja vastaa isossa salissa tapahtuvasta ohjelmasta. Vastaava aikatauluttaa ohjelman, jakaa pukuhuoneet tarpeiden mukaan ja huolhtii siitä että kaikki tarvittavat mediat toimitetan talolle aikataulussa.

  • Vastuullasi on avajaisten ja päättäjäisten suunnittelu, esiintyjien kontaktointi, aikataulutus sekä ohjaus. Toimit yhteistyössä päälavatuottajan ja tanssivastaavien kanssa.

  • Vastuullasi on Open Stagen tuotto tapahtumaan. Luot haun, kontaktoit hakijat, valitset esiintyjät, ohjaat ja informoit valittuja esiintyjiä. Toimit Open Stage-esiintyjien kontaktina ennen tapahtumaa ja sen aikana.

  • Vastaat Random Play Dance -ohjelman tuotosta tapahtumaan. Suunnittelet, kontaktoit ja tarvittaessa teet myös kappalelistat.

    Vastaat myös mahdollisten vapaaehtoisten ohjeistamisesta ja ohjaamisesta.

  • Vastaat puheohjelmahaun avaamisesta, hakeusten käsittelystä viestinnästä ohjelmanpitäjien kanssa sekä ohjelmien aikataulutuksesta ja julkaisuvalmiudesta.

  • Vastaat kunniavieraiden suunnittelusta ja tiedustelusta tapahtuman, vieraiden ohjelmien aikatauluttamisesta, sekä tarvittavien tulkkien ja juontajien varmistamisesta. Kunniavierasvastaavana toimit tapahtumaan kutsutun vieraan yhteyshenkilönä kaikissa asioissa. Sovit vieraiden matkustamiseen liittyvistä asioista ja mahdollisista majoitustarpeista.

    Tapahtumassa pääasiallisin työtehtäviisi kuuluu mm. vieraiden vastaanotto, vieraiden hostaaminen sekä ohjelmissa avustaminen.

  • Karaokevastaavana vastaat tapahtuman karaokesta. Ennen tapahtumaa mahdollisesti päivität karaokelistaa, varmistat laitteiston toimivuuden sekä tarkistat karaokelistan paikkaansapitävyyden. Tämän lisäksi välität tiedot karaokesta viestintä- ja markkinointitriimille ohjelman mainostamista varten.

  • Vastaat tapahtuman pelihuoneesta, työpajoista, jne. Huolehdit kalusteiden suunnittelusta, vastaat tapahtuman omista työpajoista, niiden hankinnoista ja toteutuksesta muiden vastaavien kanssa.

Kilpailutiimi

  • Vastaat K-pop SM-kisojen suunnittelusta, kisaajien hauista, tuomarien valitsemisesta, aikatauluttamisesta, palkinnoista, koko kisan organisoinnista.

    Apunasi on tanssikisavastaavia joiden kanssa jaat tehtäviä ja näin varmistat kisojen sujuvuuden.

  • Olet tanssikisatuottajan apuri ja vasen sekä oikea käsi. Tanssikisatuottaja jakaa työtehtävät tiimilleen ja tanssikisavastaavat varmistavat SM-kisojen toteutuksesta yhdessä tuottajan kanssa.

  • Vastaat tapahtuman asukilpailun tuottamisesta, kilpailijoiden hausta, valinnoista ja ohjeistamisesta. Toimit asukilpailuun osallistuvien henkilöiden yhteyshenkilönä ja työskentelet tiiviisti yhdessä päälavatuottajan sekä avaijais- ja päättäjäisvastaavan kanssa kisojen toteutuksesta ja aikataulutuksesta.

  • Toimit Dance Cover Video-kisan vastaavana, jossa avaat haun kisaan, hankit tuomarit, suoritat karsinnat tuomarien kanssa, ohjeistat valittuja kisaajia ja toimit heidän yhteyshenkilöinä ennen tapahtumaa ja sen aikana.

    Työskentelet tiiviisti päälavatuottajan kanssa, ja aikataulutat kisat hänen antamien ohjeiden mukaan.

  • Vastaat Dance Battle -kilpailun kisaajahausta, hankit tuomarit, ohjeistat valittuja kisaajia sekä tuomareita ja toimit heidän yhteyshenkilönä ennen tapahtumaa ja sen aikana.

    Työskentelet tiiviisti päälavatuottajan kanssa, ja aikataulutat kisat hänen antamien ohjeiden mukaan.

Viestintä- ja markkinointitiimi

  • Vastaat kaikesta viestinnästä ja markkinoinnista. Teet tiivistä yhteistyötä viestintä- ja markkinointivastaavien kanssa sekä talousvastaavan kanssa.

  • Viestintävastaavana vastaat K-pop Suomen sisällön suunnittelusta, aikataulutuksesta ja toteutuksesta. Teet yhteistyötä conitean graafikoiden kanssa ja käytät apuna työssäsi Canva-sovellusta.

  • Markkinoinnista vastaavana sinun tehtäviisi kuuluu maksettujen mainoksien suunnittelu ja toteutus talousvastaavan kanssa.

  • Vastuualueesi ja tehtäväsi on pitää tapahtuman nettisivut ajantasalla. Sinun ei tarvitse tuottaa tekstejä sivuille itse vaan kukin vastaava omalta alueeltaan toimittaa sinulle kaiken nettisivuille lisättävän materiaalin.

  • Verkkosivujen ja uutisten kääntäminen suomesta ruotsiksi ja englanniksi. Mahdollisesti myös joidenkin tekstien kääntäminen koreaksi. Lähellä tapahtumaa autat myös kääntämään tärkeimpiä somejulkaisuja edellä mainituille kielille.

  • Vastuullesi kuuluu ennen tapahtumaa tapahtuman oheistuotteiden suunnittelu ja tilaus. Vastaat myös tuotteiden myynnin ohjauksesta edustustapahtumissa sekä tapahtuman aikana vastuullasi on tapahtuman myyntipisteen ylläpito ja siihen liittyvä valmisteleva toiminta.

Tilatiimi

  • Tilavastaavana teet tiivistä yhteistyötä esim ohjelmatiimin kanssa. Vastaat tapahtuman kaikkien tilojen käytöstä ja niissä olevista toiminnoista, suunnittelet tilakartat yhteistyössä tiimisi kanssa. Vastaat myös tilojen tarvitsemista kalusteista ja niiden tilauksesta ja järjestämisestä tapahtumaan.

  • Vastaat tapahtuman tilojen somistamisesta ja visuaalisesta ilmeestä. Suunnittelet ja toteutat somistuksen ja valaistuksen huomioiden tilan ominaisuudet ja käytettävissä olevan budjetin. Tehtävänäsi on luoda elämyksellinen ja visuaalisesti vaikuttava ympäristö, joka tukee tapahtuman teemaa ja tunnelmaa.

  • Olet esteettömyysvastaavana vastuussa siitä että Chingucon on kaikkien saavutettavissa. Chingucon noudattaa turvallisen tilan periaatteita. Tehtävänäsi on suunnitella mm. esteetön kulku, hiljainen tila, häirintäyhdyshenkilöt ja informoida viestintätiimin kautta kävijöitä tapahtuman esteettömyydestä ja turvallisen tilan periaatteista.

  • Opastevastaavana tehtävänäsi on suunnitella, kilpailuttaa ja asentaa opastet. Opasteita tapahtumapaikalla on printtejä sekä digitaalisia näyttöjä. Varmistat opasteiden selkeyden, informatiivisuuden sekä strategisen sijoittelun.

    Teet tiivistä yhteistyötä tilavastaavan, esteettömyysvastaavan (opasteet tulee olla saavutettavia kaikille kävijöille), sekä grafiikkatiimin kanssa.

  • Kävijähuollon vastaavana huolehdit koko tapahtumapaikan viihtyisyydestä tapahtuman aikana. Tehtävän kulmakivet muodostuvat vesipisteistä sekä siivouksesta.

    Vastaat kävijähuollon palvelukokonaisuuksien suunnittelusta ja toteutuksesta, sekä muun muassa vesipisteiden lainauksen sopimisesta ja tarvittavista hankinnoista.

  • Vastuullasi on tapahtuman tehokas ja turvallinen kasaaminen ja purku. Suunnittelet mm. aikatauluja kasaus/purku -tarpeiden mukaan ja kirjoitat tehtävälistoja sujuvuuden takaamiseksi.

    Teet tiivistä yhteistyötä tilavastaavan kanssa.

Taltiointitiimi

  • Taltiointivastaavana toimit koko taltiointitiimin vetäjänä ja huolehdit että taltiointitiimi pysyy omissa aikatauluissaan.

    Huolehdit myös siitä että yhteistyösopimuksiin kirjatatut velvoitteet sponsorien näkysyydestä esim. virallisessa aftermoviessa tai muissa yhteyksissä toteutuvat.

  • Valokuvausvastaavana otat vastuullesi tapahtuman ohjelmien valokuvataltioinnin. Vastullasi on myös tapahtuman valokuvaajat, sekä heidän ohjeistuksien laatiminen. 

    Suunnittelet yhdessä taltiointivastaavan kanssa kuvauspisteen aikatauluista, mahdollisista kisaajakuvista yhdessä kisavastaavien kanssa.

  • Otat vastuullesi tapahtuman videotaltioinnin sekä tapahtuman aftermovie-videon klippien kuvauksen ja editoimisen. Vastuullasi on tapahtuman aikana liikkuvan kuvan taltioijat sekä heidän ohjeistuksien laatiminen.

Turvallisuus & EA

  • Turvallisuusvastaavana sinun työtehtäviisi kuuluu turvallisuussuunnitelman luonti, kulunvalvonnan suunnittelu ja toteutus. Varmistat myös EA:n tilanteen, ja sen onko tapahtuman EA-laukku ajantasalla ja tarpeeksi kattava. Mahdollisista hankinnoista ilmoitat talousvastaavalle.

    Tapahtumassa teet tiiviisti yhteistyötä talon järjestyksenvalvojien ja EA-tiimin kanssa.

    Turvallisuusvastaavalla pitää olla voimassa olevat EA- ja JV-kortit.