SÄÄNNÖT

Rekisterinpitäjä: K-pop Suomi ry Sähköposti: kpopsuomiry@gmail.com Yhteyshenkilö: Puheenjohtaja Anna Wallin

Rekisteriselosteessa käsitellään K-pop Suomi ry:n laatimien lomakkeiden ja sen sisältämien tietojen käyttäjärekisteriä.

Rekisterin käyttötarkoituksena on - Vapaaehtoisen työvoiman selvittäminen ja koordinointi - Ohjelmänjärjestäjien selvittäminen - Tapahtumien lippuvarauksiin Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Rekisterissä käsitellään lomakkeen täyttäneiden henkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat: - Rekisteröidyn koko nimi ja kutsumanimi - Rekisteröidyn syntymäaika - Rekisteröidyn asuinpaikkakunta - Rekisteröidyn sähköpostiosoite - Rekisteröidyn puhelinnumero - Sähköisen viestinnän tunnistetietoja Rekisteriin voidaan tallentaa myös seuraavia tietoja - Rekisteröidyn toiveet ja taidot vapaaehtoistyöhön liittyen, esimerkiksi työvuorotoiveet - Rekisteröidyn suorittamat viralliset kurssit, esimerkiksi ensiapukurssi Tiedoissa ei käsitellä henkilötunnuksia.

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään. Perusteina Henkilötietolain 2. luvun 8 § 1. momentin ensimmäisen kohdan mukainen suostumus.

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Jos rekisteröidyn tietojen käsittelyssä on tarkoitus selvittää ohjelmanjärjestäjiä, voidaan seuraavat tiedot määritellä julkiseksi: - Ohjelmanumeron nimi ja kuvaus - Järjestäjän toivoma nimi

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella: - Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso - Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. - Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti - Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste. Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröidyn täyttämässä lomakkeessa on määritelty. Jos erillistä mainintaa ei ole, säilytetään tietoja yksi (1) vuosi.

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa: - Saada tieto henkilötietojensa käsittelystä - Saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot - Vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä - Vaatia henkilötietojensa poistamista - Peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen - Vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on yhdistyksen oikeutettu etu; - Saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot yhdistykselle, yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti - Vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen kpopsuomiry@gmail.com. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 13.06.2022